Izjava o zasebnosti

1. Uvod

V Pisarni-Notarja razumemo občutljivost osebnih informacij in obravnavamo varstvo vaših podatkov z najvišjo prioriteto. Ta izjava o zasebnosti vas obvešča o naravi, obsegu in namenu zbiranja ter uporabe osebnih podatkov v okviru naših notarskih storitev za podjetja.

Naše prakse varstva podatkov so popolnoma skladne s slovenskimi zakoni o varstvu podatkov, vključno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP), kot tudi z evropsko Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), kjer je to primerno. Kot profesionalni ponudnik notarskih storitev namenjamo posebno pozornost upoštevanju teh predpisov in varstvu občutljivih informacij naših strank.

2. Zbiranje in obdelava osebnih podatkov

V našem notarskem podjetju zbiramo in obdelujemo osebne podatke izključno za specifične namene v povezavi z izvajanjem naših storitev, skrbjo za stranke in izpolnjevanjem naših pogodbenih in predpogodbenih obveznosti. To vključuje:

2.1. Podatki, ki nam jih aktivno zagotavljate:

  • Kontaktne in osebne informacije, kot so ime, naslov, telefonska številka, e-poštni naslov in datum rojstva
  • Informacije o vaših sredstvih, poslovnih dejavnostih in pravnih strukturah, potrebnih za notarsko načrtovanje
  • Komunikacijske vsebine, kot so e-poštna korespondenca, zahteve za storitve in telefonska svetovanja

2.2. Samodejno zbrani podatki:

  • Dostopni podatki pri obisku naše spletne strani, kot so IP naslov, vrsta brskalnika in operacijski sistem
  • Datum in čas dostopa
  • Informacije o vaši interakciji z našo spletno stranjo in digitalnimi platformami

2.3. Piškotki in sledilne tehnologije: Na naši spletni strani uporabljamo le tehnično potrebne piškotke in varnostno pomembne sledilne tehnologije. Po želji lahko soglašate z uporabo analitičnih piškotkov, ki nam pomagajo izboljšati naše storitve. Nastavitve piškotkov lahko kadar koli spremenite.

3. Namen obdelave podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

  • Notarske storitve – Za zagotavljanje kakovostnega pravnega svetovanja in izpolnjevanje pogodbenih obveznosti
  • Opravljanje pooblastil – Za zagotavljanje ustrezne in učinkovite obravnave vaših pravnih zadev v skladu z vašimi individualnimi potrebami
  • Komunikacija – Za učinkovito korespondiranje z vami, vašimi družinskimi člani (z vašim soglasjem) in ustreznimi ponudniki storitev
  • Obračunavanje – Za izdajanje računov za naše storitve in notarske namene

4. Pravna podlaga za obdelavo

Obdelava vaših podatkov temelji na naslednjih pravnih podlagah:

  • Izpolnjevanje pogodbe o notarskih storitvah in izvajanje predpogodbenih ukrepov (člen 6(1)(b) GDPR)
  • Upoštevanje pravnih obveznosti, zlasti predpisov poklicnega reda in industrijskih standardov za notarske storitve (člen 6(1)(c) GDPR)
  • Varstvo naših legitimnih interesov, kot so zagotavljanje kakovosti ali optimizacija storitev (člen 6(1)(f) GDPR)
  • Vaše izrecno soglasje, na primer za prejemanje novic ali uporabo razširjenih ponudb storitev (člen 6(1)(a) GDPR)

5. Posredovanje tretjim osebam

Vaši podatki se posredujejo tretjim osebam le v naslednjih potrebnih primerih:

  • Oblasti – Kadar je to zakonsko predpisano ali potrebno za uradno obdelavo dokumentov
  • Zunanji strokovnjaki – Kot so davčni svetovalci ali revizorji, kadar je potrebno za celovite pravne rešitve
  • IT ponudniki storitev – Ki delujejo pod strogimi pogoji varstva podatkov in zagotavljajo varno delovanje naših sistemov

Kot profesionalni ponudnik notarskih storitev smo zavezani strogim obveznostim zaupnosti in obravnavamo vaše osebne informacije z največjo zaupnostjo.

6. Varnost podatkov

Izvajamo obsežne tehnične in organizacijske ukrepe za varstvo vaših podatkov. To vključuje omejitve dostopa, šifriranje po najnovejših standardih, redne varnostne revizije in usposabljanje naših zaposlenih v vprašanjih varstva podatkov.

Za občutljive osebne informacije in pravne dokumente se izvajajo dodatni varnostni ukrepi. Vendar pa popolnoma varen prenos podatkov preko interneta ne more biti zagotovljen, zato ponujamo tudi alternativne komunikacijske kanale za posebej občutljive informacije.

7. Doba hrambe in brisanje

Vaše podatke shranjujemo le toliko časa, kolikor je potrebno za zagotavljanje naših notarskih storitev in v skladu z zakonskimi rokami hrambe:

  • Notarske listine in stranke dokumenti se hranijo v skladu s predpisi poklicnega reda (običajno 10 let).
  • Komunikacijski podatki se hranijo za trajanje poslovnega razmerja in po potrebi dlje v skladu z zakonskimi zahtevami.
  • Poslovna korespondenca, notarske listine in podobni zapisi se hranijo v skladu s predpisi davčnega prava.

Po poteku zakonskih rokov hrambe se vaši podatki varno in nepovratno izbrišejo ali anonimizirajo.

8. Vaše pravice

Kot posameznik, na katerega se nanašajo podatki, imate:

  • Dostop do osebnih podatkov, shranjenih o vas
  • Popravek netočnih ali nepopolnih podatkov
  • Brisanje vaših podatkov, ob upoštevanju zakonskih rokov hrambe ali legitimnih interesov, ki temu nasprotujejo
  • Omejitev obdelave pod določenimi pogoji
  • Prenosljivost podatkov v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki
  • Ugovor proti obdelavi zaradi vaše posebne osebne situacije

Prosimo, da zahteve za uveljavljanje vaših pravic naslovite na zasebnost@notpisarna.com ali uporabite naš kontaktni obrazec.

9. GDPR smernice

Kot ponudnik notarskih storitev z mednarodnimi strankami smo v določenih primerih tudi predmet evropske Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). V tej povezavi upoštevamo naslednja specifična načela:

  • Minimizacija podatkov – Zbiramo le osebne podatke, ki so nujno potrebni za naše notarske storitve.
  • Prenos podatkov zunaj EU/EGP – Pri prenosu osebnih podatkov v države zunaj EU/EGP zagotavljamo, da so upoštevane ustrezne garancije v skladu s členi 44 ff. GDPR.
  • Ocena učinka na varstvo podatkov – Za postopke obdelave, ki bi lahko predstavljali posebna tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, vnaprej izvedemo oceno učinka na varstvo podatkov.
  • Odgovornost – Dokumentiramo naše ukrepe varstva podatkov in lahko dokažemo naše upoštevanje predpisov.

Kot državljan EU imate tudi pravico vložiti pritožbo pri evropskem nadzornem organu za varstvo podatkov, če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši GDPR.

10. Spremembe izjave o zasebnosti

Ta izjava o zasebnosti se redno pregleda in posodablja, kadar to zahtevajo pravne ali stvarne spremembe. Najnovejša različica je vedno na voljo na naši spletni strani. O pomembnih spremembah vas obvestimo preko ustreznih kanalov.

Nadaljnja uporaba naših storitev po posodobitvi velja za soglasje s spremenjeno izjavo o zasebnosti.

Kot profesionalnim ponudnikom notarskih storitev je zaupanja vredno in z zakoni skladno obdelovanje vaših podatkov posebej pomembno, saj delamo z občutljivimi osebnimi informacijami in pravnimi dokumenti. Pri vprašanjih smo vam vedno na voljo.